För att säkerställa en effektiv och ett bra tillvägagångssätt för arbetsmiljö är det avgörande att implementera strategier för att hantera konflikter i förebyggande syfte.
Under mina många år som personalansvarig och även ledartränare inom olika organisationer har jag observerat mönster som tydligt visar att ledarskapet spelar en central roll för skillnaderna mellan framgångsrika och mindre framgångsrika företag.
Jag kan relatera till den period då jag personligen kämpade med privata utmaningar och därigenom påverkades mitt ledarskap negativt. Trots mina ansträngningar och vilja att prestera, tog jag ibland dåliga beslut och misslyckades med att stödja mina anställda på det sätt de förtjänade.
Det som gjorde en avgörande skillnad för mitt företag var att ha en tydlig personalhandbok. Denna handbok utgjorde grunden för våra rutiner och regler. När någon av oss avvek från dessa riktlinjer fanns en kollektiv intelligens och önskan hos alla att guida och stötta varandra tillbaka till rätt spår.
Det är viktigt att komma ihåg att vi alla är människor och ibland behöver vi stöd och vägledning. En ensam individ kan springa fort, men det är tillsammans vi når längre.
Sammanfattningsvis är en tydlig struktur och gemensamma regler grundläggande för att förebygga konflikter och främja en positiv arbetskultur.
Med ett väl tränat ledarskap skapas en organisation där alla med full kraft drar åt samma håll. Precis som för vattnet i en fjällfors, som har en sådan kraft och energi att inget kan stoppa den. I forsen slipas stenarna lite, lite varje dag. Så att vattnet flödar lättare och smidigare. På samma sätt strävar de bästa ledarna ständigt efter att hitta nya och bättre vägar att föra sin organisation framåt.
För att skapa och upprätthålla ett positivt arbetsklimat är avgörande för ett företags framgång och välmående bland personalen. Här är några förebyggande åtgärder för konflikthantering som kan hjälpa till att skapa ett gott arbetsklimat:
Klara riktlinjer och policys
Se till att det finns tydliga och transparenta riktlinjer och policys för beteende och förväntningar på arbetsplatsen. Detta kan inkludera allt från kommunikationsprotokoll till förväntningar på professionalism och samarbete.
Kommunikationsträning
Erbjud kommunikationsträning för alla anställda, inklusive ledare. Genom att förbättra kommunikationsförmågan kan man minska missförstånd och förbättra samarbete.
Förståelse för olikheter
Utbildning om mångfald och inkludering kan hjälpa personalen att förstå och uppskatta olikheter bland medarbetarna. Detta kan minska risken för konflikter relaterade till fördomar eller brist på förståelse.
Konflikthanteringsträning
Erbjud träning i konflikthantering för både medarbetare och chefer. Att lära sig hur man hanterar konflikter på ett konstruktivt sätt kan förebygga eskalering och främja en öppen dialog.
Feedbackkultur
Skapa en kultur där feedback ses som konstruktivt och välkomnas. Detta kan göra det lättare för medarbetare att hantera missnöje eller problem i ett tidigt skede innan de blir till större konflikter.
Feedback är ett väldigt viktigt område. Ofta finns det problem med processer och arbetsuppgifter på arbetsplatser som är grundorsaken till att konflikter uppstår.
Om man vill uppnå en bra feedbackkultur är det viktigt att personalen kan ge feedback på ett organiserat sätt. Varje feedback skall ge feedback med förslag till aktivitet och denna skall också anges med tidsangivelse när aktiviteten skall genomföras inkluderande uppföljning av genomförd aktivitet.
Teambyggande aktiviteter
Anordna regelbundna teambyggande aktiviteter och evenemang för att främja samarbete och relationer bland personalen. Ju bättre teamen känner varandra, desto mindre sannolikt är det att konflikter uppstår.
Incitament för samarbete
Skapa incitament och belöningar för samarbete och goda relationer på arbetsplatsen. Detta kan inkludera allt från erkännande av prestationer till bonusar som baseras på teamets framgång.
Hantera stress och arbetsbelastning
Se till att arbetsbelastningen är rimlig och att det finns stöd för att hantera stress. Höga nivåer av stress kan öka risken för konflikter på arbetsplatsen.
Konfliktprevention genom policyrevision
Regelbundet granska och uppdatera företagets policyer och processer för att säkerställa att de fortsätter att främja ett positivt arbetsklimat och förebygga konflikter.
Konflikthanteringsteam
Inrätta ett dedikerat konflikthanteringsteam Det är vd som har det yttersta ansvaret men det är vanligt förekommande att vd tar hjälp av kollegor för att hantera konflikter på arbetsplatsen. Detta kan hjälpa till att identifiera och lösa problem innan de eskalerar.
Genom att implementera dessa åtgärder kan företaget skapa en miljö där konflikter förebyggs genom ökad förståelse, bättre kommunikation och stödjande strukturer. Detta kan i sin tur främja en positiv arbetskultur och öka personalens välmående och produktivitet.
Tips från Tobbe:
Stephen Coveys bok “7 Habits of Highly Effective People” eller “De 7 goda vanorna” kom ut 1989 och har sålts i över 40 miljoner exemplar världen över. Boken hittas fortfarande på topplistor kring böcker om ledarskap och personlig utveckling.
- 𝐕𝐚𝐫 𝐩𝐫𝐨𝐚𝐤𝐭𝐢𝐯: Ta ansvar för dina handlingar genom att göra medvetna val och ta initiativ.
↳ Ex: Istället för att klaga på en situation på jobbet, föreslå en lösning eller ta ett steg för att förändra situationen.
- 𝐁ö𝐫𝐣𝐚 𝐦𝐞𝐝 𝐬𝐥𝐮𝐭𝐞𝐭 𝐢 𝐬𝐢𝐤𝐭𝐞: Skapa en vision för ditt liv eller ett projekt.
↳ Ex: Innan du påbörjar ett nytt projekt, definiera vad framgång innebär för dig och vilka steg som krävs för att nå dit.
- 𝐆ö𝐫 𝐝𝐞𝐭 𝐯𝐢𝐤𝐭𝐢𝐠𝐚𝐬𝐭𝐞 𝐟ö𝐫𝐬𝐭: Prioritera dina dagliga aktiviteter så att de leder dig närmare dina långsiktiga mål.
↳ Ex: Om du vill förbättra din hälsa, börja dagen med träning istället för att skjuta upp det till senare.
- 𝐓ä𝐧𝐤 𝐯𝐢𝐧𝐧𝐚-𝐯𝐢𝐧𝐧𝐚: Sträva efter lösningar som gynnar alla parter.
↳ Ex: Vid en konflikt på arbetsplatsen, sök en kompromiss där båda sidor känner att de vinner något.
- 𝐅ö𝐫𝐬ö𝐤 𝐟ö𝐫𝐬𝐭 𝐟ö𝐫𝐬𝐭å, 𝐬𝐞𝐝𝐚𝐧 𝐛𝐥𝐢 𝐟ö𝐫𝐬𝐭å𝐝𝐝: Lyssna empatiskt till andra innan du försöker göra dig själv förstådd.
↳ Ex: Om en kollega är upprörd, lyssna aktivt och försök förstå deras perspektiv innan du presenterar din egen synpunkt.
- 𝐒𝐤𝐚𝐩𝐚 𝐬𝐲𝐧𝐞𝐫𝐠𝐢: Arbeta tillsammans med andra för att uppnå mer än vad du skulle kunna göra ensam.
↳Ex: Samarbeta med kollegor för att kombinera era styrkor och skapa bättre lösningar.
- 𝐕ä𝐬𝐬𝐚 𝐬å𝐠𝐞𝐧: Engagera dig i kontinuerlig självförbättring.
↳ Ex: Avsätt tid varje vecka för att lära dig något nytt eller utveckla en färdighet som är viktig för din personliga eller professionella utveckling.
I de företag där jag för närvarande arbetar ser jag en helt ny atmosfär och engagemang, där tydliga rollbeskrivningar och arbetsinstruktioner har dokumenterats.
Genom att klargöra förväntningarna för olika chefer och medarbetare minskar risken för att saker glöms bort, och i de företag som genomför regelbundna och meningsfulla medarbetarsamtal finns det en tydlig nytta för alla inblandade. Det nordiska digitala HR-systemet HUMA, som jag är ambassadör för, innehåller välgenomtänkta frågor som verkligen gör skillnad i samtalen och främjar effektiv kommunikation.
I det digitala HR-systemet finns också en smidig process för introduktion och avslut av anställningar, med färdiga riktlinjer för att säkerställa att ingenting glöms bort.
”För att vara en uppskattad och trivsam arbetsplats måste man betrakta personalen som företagets viktigaste tillgång och behandla dem med omsorg, precis som man själv skulle vilja bli behandlad. Det är avgörande att skapa en trygg arbetsmiljö där feedback uppmuntras och där alla känner sig fria att uttrycka sina åsikter och synpunkter på situationer som alltid uppstår”
Ert mål bör vara att vara en attraktiv arbetsgivare som lockar individer att vilja arbeta i ert företag, och att alla medarbetare talar väl om arbetsklimatet och arbetsmiljön så att ert företag blir förstavalet för arbetssökande.
”Ni bör sträva efter att enkelt attrahera och behålla medarbetare.”
Kontakta gärna mig så kan vi diskutera vidare om era behov.
Torbjörn Källström
Coach Ledartränare Mentor
Verksamhetsutvecklare