Reflektionsblad om organisation

Förberedelse

Utgå från en verklig situation

Skilj observation från tolkning. Undersök både det egna agerandet och verksamhetens förutsättningar. Använd rollbeteckningar och undvik namn eller känsliga detaljer.

Beskriv ett konkret tillfälle, vad som hände och vilka som berördes. Skilj observationer från tolkningar. Arbeta med ett avgränsat exempel som du kan påverka.

Reflektion

Fem frågor från nuläge till uppföljning

1. Var väntade ärendet, gjordes om eller saknade en ansvarig för nästa steg?

   Följ ett ärende i stället för hela organisationen.

2. Vilka beslut fattades på vilken nivå, och hur påverkade det flödet?

   Beskriv mandat och faktiska beslut.

3. Vilka informella lösningar användes? Vad visar de om behovet av stöd eller kontroll?

   Informella lösningar kan både hjälpa och dölja brister.

4. Vad beskriver de närmast arbetet som viktigast att ändra, och vilka kontroller måste finnas kvar?

   Lyssna till berörda och behåll nödvändiga kontroller.

5. Vilket ansvar eller mandat vill ni pröva att förtydliga, och hur följer ni ledtid och kvalitet?

   Jämför nästa liknande ärende med utgångsläget.

Handling

Välj ett litet försök

1. Följ ett kundnära flöde och markera väntan, omtag och oklara beslut. Be berörda roller kontrollera bilden.
2. Pröva ett tydligare ansvar eller mandat i en fråga som ofta fastnar. Behåll nödvändiga kontroller och ange vem som beslutar.
3. Följ nästa ärende i samma flöde och jämför ledtid, kvalitet och belastning. Behåll förenklingen först när konsekvenserna har undersökts.

Dokumentera din handling, vem som ansvarar, när du börjar, vilket stöd eller mandat som behövs och när du följer upp. Anpassa försöket så att det är möjligt och ansvarsfullt i din situation.

Uppföljning

Se vad som faktiskt förändras

Beteende att följa

Tecken på att beteendet prövats

Effekt att undersöka

Tecken på resultat och följder

Följ tydliggjort ansvar separat från ledtid, kvalitet och belastning i nästa jämförbara ärende.

Anteckna utgångsläget, vad du observerar vid uppföljningen och vad som kan ha påverkat utfallet. Bestäm därefter vad du behåller, justerar eller avslutar.