Reflektionsblad om kommunikation

Förberedelse

Utgå från en verklig situation

Skilj det uttalade budskapet från vad andra faktiskt återgav eller gjorde. Undersök även tid, informationsvägar, mandat och andra förutsättningar.

Beskriv ett konkret tillfälle, vad som hände och vilka som berördes. Skilj observationer från tolkningar. Arbeta med ett avgränsat exempel som du kan påverka.

Reflektion

Fem frågor från nuläge till uppföljning

1. Vilket konkret möte vill du undersöka? Vad visar att deltagarna uppfattade budskapet olika?

   Beskriv vad som sades, återgavs eller gjordes.

2. Vilka förväntningar kontrollerade du, och vilka lämnade du åt deltagarna att tolka?

   Undersök din del och de gemensamma förutsättningarna.

3. Vilka perspektiv hann du fånga upp? Vad behöver du fråga om innan du drar slutsatser?

   Beskriv frågor och lyssnande, utan att anta att någon lyssnade dåligt.

4. Vad vill du pröva i nästa samtal för att göra beslut, ansvar och handlingsutrymme gemensamt begripliga?

   Be gärna någon återge nästa steg med egna ord.

5. Hur ska ni kontrollera förståelsen och följa om nästa överlämning fungerar med färre omtag?

   Gemensam förståelse är mer än att deltagarna säger ja.

Handling

Välj ett litet försök

1. Inled nästa viktiga samtal med syftet och vad som ska vara klarare efteråt.
2. Be en deltagare beskriva nästa steg med egna ord och kontrollera eventuella skillnader i förståelse.
3. Följ vid nästa avstämning upp det samtal där ni kontrollerade förståelsen. Jämför de återgivna nästa stegen med vad som faktiskt genomfördes och justera budskap, ansvar eller stöd där det behövs.

Dokumentera din handling, vem som ansvarar, när du börjar, vilket stöd eller mandat som behövs och när du följer upp. Anpassa försöket så att det är möjligt och ansvarsfullt i din situation.

Uppföljning

Se vad som faktiskt förändras

Beteende att följa

Tecken på att samtalsbeteendet prövats

Effekt att undersöka

Tecken på förståelse och genomförande

Följ vad deltagarna återgav och hur överlämningen sedan fungerade.

Anteckna utgångsläget, vad du observerar vid uppföljningen och vad som kan ha påverkat utfallet. Bestäm därefter vad du behåller, justerar eller avslutar.