Kort definition
Återkoppling är information om ett agerande eller ett resultat som kan användas för att förstärka det som fungerar eller förändra det som inte gör det. God återkoppling är begriplig, saklig, respektfull och möjlig att omsätta i handling.
Återkoppling är en del av kommunikation och riktas mot ett konkret agerande eller utfall, snarare än mot hela personen.
Tala om beteenden, inte om människovärde
Att kalla någon slarvig, omotiverad eller dålig på samarbete låser lätt samtalet kring personlighet. Beskriv hellre det du har observerat. Vilken situation gäller det? Vad hände? Vilken påverkan fick det på kunden, uppdraget eller andra personer? Vilka förväntningar hade ni kommit överens om?
Återkoppling blir mer rättvis när ledaren också undersöker förutsättningarna. Ibland behöver individen ändra beteende. Ibland saknades ett beslut, ett mandat eller information. Det är viktigt att inte förväxla dessa orsaker.
En situation från ledarens vardag
Efter ett kundmöte säger chefen: ”Det där var en bra presentation.” Säljaren blir glad men får inte veta varför. En mer utvecklande återkoppling kan beskriva att säljaren ställde en klargörande fråga, lyssnade färdigt och därigenom upptäckte kundens verkliga behov. Nu blir det tydligt vilket beteende som bör upprepas. Samma konkretion behövs när något inte fungerade.
Signaler på att återkopplingen behöver utvecklas
- Återkoppling kommer nästan bara när något har gått fel.
- Omdömen ersätter konkreta observationer.
- Medarbetarna får veta vad som saknas men inte vad som förväntas.
- Samma beteende återkommer utan uppföljning.
- Ledaren ber sällan andra om synpunkter på sitt eget agerande.
Rakhet och omtanke hör ihop
Det är inte omtänksamt att låta ett viktigt problem växa genom tystnad. Samtidigt behöver återkoppling ges på ett sätt som bevarar mottagarens värdighet och möjlighet att påverka. Fråga hur personen själv ser på situationen och vad som behöver bli tydligare. Återkoppling är inte en envägssändning där den ena personen alltid äger sanningen.
Att ta emot återkoppling är också en ledarförmåga. Om chefen alltid försvarar sin avsikt lär sig omgivningen att det kostar för mycket att vara uppriktig. Lyssna, be om ett exempel och pröva om informationen säger något viktigt om din faktiska påverkan.
Stanna upp och undersök
Fem reflektionsfrågor
- Vilken återkoppling gav eller fick du nyligen, och vilket observerbart beteende eller resultat handlade den om?
- Vad i återkopplingen var observation och vad var tolkning, och hur skulle den berörda personens bild kunna ändra din förståelse?
- Vad kan du själv påverka i hur återkopplingen ges eller används, och vilka förutsättningar behöver ändras för att nästa handling ska vara möjlig?
- Vilket beteende vill ni behålla eller förändra, och vad skulle visa en skillnad för uppdraget eller samarbetet?
- Vilken konkret återkoppling vill du ge eller be om nu, och när ska ni tillsammans följa upp vad som prövades och vad det ledde till?
Börja i vardagen
Tre första handlingar
- Ge konkret uppskattning med ett exempel på beteende och påverkan.
- Ta upp en aktuell situation som behöver förändras och låt den berörda personen beskriva sin bild.
- Bestäm en uppföljning av en konkret återkoppling. Undersök tillsammans vilket beteende som prövades, vilken påverkan som kunde observeras och vilka förutsättningar eller formuleringar som behöver justeras.
Hur märks en verklig förflyttning?
Tidigare stannar återkopplingen vid allmänna omdömen eller saknar uppföljning. En förflyttning kan märkas när medarbetare kan återge vilket beteende de ska fortsätta med eller förändra. Återkoppling ges när händelsen fortfarande är begriplig och nya beteenden följs upp. Färre frågor fastnar i allmänna omdömen om människor.
Praktiskt verktyg
Arbeta vidare med Återkoppling
Utforma återkoppling som kan förstås, prövas och följas upp.
Kunskapsgrund och vidare läsning
Kluger och DeNisis metaanalys visar att återkoppling kan förbättra men också försämra prestation. Därför behöver innehåll, fokus och mottagarens användning uppmärksammas. Kapitlets samtalsförslag är praktiska arbetssätt, inte en garanti för utveckling.
Samband i kunskapsträdet
Samband och fortsatt fördjupning
Läs också Tillit, Självinsikt och Ledarskap. I Coachningsresan och Ledarskapsresan tränas återkoppling i samtal där både tydlighet, lyssnande och ansvar behöver fungera.
Se hur allt hänger sammanVälj ett nästa steg